Eine gut geplante Konferenz kann in ihrer Gestaltung und Organisation viel zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf beitragen. Das beginnt mit familienfreundlichen Anfangs- und Endzeiten, genügend Pausen während des Tages und Flexibilität in der Programmgestaltung. Aber es beinhaltet auch die Möglichkeit zur Teilnahme von Partner*innen und Angehörigen an Vorträgen, etwa durch die Möglichkeit der kostenlosen Teilnahme oder reduzierte Konferenzgebühren.

Wichtig für Familien mit Kindern sind vor allem Angebote kostenloser Kinderbetreuung während der Konferenz, aber auch die Möglichkeit, „Babysitter“ gegebenenfalls auch am Abend zu finden, wenn alle anderen Teilnehmer*innen sich zu sozialen Events zusammenfinden. Noch besser ist es, wenn Organisatoren Partner*innen und Kinder zu solchen sozialen Ereignissen gleich mit einladen. Dies kann die Stimmung bei Feiern und Ausflügen ausgesprochen positiv beeinflussen. In diesem Falle sollte man natürlich auch an kindgerechtes Essen und Getränke denken.

Generell kann bereits die Wahl von Konferenzort und Hotel Angehörigen den Aufenthalt wesentlich erleichtern: Aufenthaltsmöglichkeiten, Ruheräume, Spielecken, Teeküchen, die Möglichkeit zu stillen oder Babynahrung zu erwärmen, Toiletten, Aufzüge und Eingänge für mobilitätsbeschränkte Besucher und Kinderwagen. Manche Hotels sind bereits als Familienhotels ausgewiesen und offerieren darüber hinaus attraktive Möglichkeiten der Freizeitgestaltung oder Wellness für alle Altersstufen.

Organisator*innen können bei der Wahl der Unterkunft auf solche Kriterien der Familienfreundlichkeit achten. Sie sollten bei Reservierungen ebenfalls vorausschauend bestimmte Kontingente für Zwei- und Mehrbettzimmer für mitreisende Personen mit einplanen. Sehr hilfreich ist es auch, vorab mit dem Hotel die Möglichkeit abzusprechen, getrennte Abrechnungen von dienstlichen Kosten von Teilnehmer*innen und privaten Kosten für ihre Begleitpersonen vorzunehmen, beziehungsweise Vergünstigungen für letztere zu erhalten.

Wichtig ist hier auch ein Familienbegriff, der auch pflegebedürftige Angehörige, gleichgeschlechtliche Paare und unverheiratete Begleiter*innen umfasst.

Für jene, die trotz allem nicht gemeinsam mit ihrer Familie anreisen können, sollte es die Möglichkeit geben, verkürzt an der Konferenz teilzunehmen.